Что ждать от визита трудового инспектора?
Как подготовиться к проверке трудовой инспекции и какие нарушения могут грозить штрафом?
Подготовиться к проверке трудовой инспекции реально, если заранее понять, на что смотрят инспекторы, и закрыть слабые места. В первую очередь назначьте ответственного, проведите внутренний аудит, соберите «ядро проверки» и проинструктируйте сотрудников.
Инспектор выявляет нарушения и может привлечь к административной ответственности, например, за общие нарушения трудового законодательства, невыплату или задержку зарплаты, нарушения в сфере охраны труда, невыполнение в срок предписания ГИТ и другие.
По одному факту нарушения инспектор вправе составить два протокола — и на организацию, и на должностное лицо (директора или ответственного специалиста).
Если в ходе самопроверки вы нашли слабые места, лучше устранить их до визита инспектора. А если сомневаетесь в каком-то конкретном вопросе (например, как оформить СОУТ или прописать условия в ЛНА), имеет смысл проконсультироваться со специалистами.
Компания «Аутсорсинговые Решения» помогает работодателям подготовить кадровые документы к проверке ГИТ: проводит кадровый аудит, проверяет локальные нормативные акты, трудовые договоры, расчетные листки, графики отпусков, штатное расписание и другие документы. Если в кадровом учете есть пробелы, специалисты помогут восстановить документы, привести формулировки в порядок и снизить риск претензий со стороны инспекции.
Подготовиться к проверке трудовой инспекции реально, если заранее понять, на что смотрят инспекторы, и закрыть слабые места. В первую очередь назначьте ответственного, проведите внутренний аудит, соберите «ядро проверки» и проинструктируйте сотрудников.
Инспектор выявляет нарушения и может привлечь к административной ответственности, например, за общие нарушения трудового законодательства, невыплату или задержку зарплаты, нарушения в сфере охраны труда, невыполнение в срок предписания ГИТ и другие.
По одному факту нарушения инспектор вправе составить два протокола — и на организацию, и на должностное лицо (директора или ответственного специалиста).
Если в ходе самопроверки вы нашли слабые места, лучше устранить их до визита инспектора. А если сомневаетесь в каком-то конкретном вопросе (например, как оформить СОУТ или прописать условия в ЛНА), имеет смысл проконсультироваться со специалистами.
Компания «Аутсорсинговые Решения» помогает работодателям подготовить кадровые документы к проверке ГИТ: проводит кадровый аудит, проверяет локальные нормативные акты, трудовые договоры, расчетные листки, графики отпусков, штатное расписание и другие документы. Если в кадровом учете есть пробелы, специалисты помогут восстановить документы, привести формулировки в порядок и снизить риск претензий со стороны инспекции.
Почему же может произойти внеплановая проверка?
Почти для любой компании трудовая инспекция, будь она плановая, а тем более внеплановая, — лишний стресс. От таких проверок приятных сюрпризов ждать не приходится. Правда, если учесть несколько важных моментов и соблюдать все требования, пережить все это будет проще.
Сейчас плановые проверки ограничены действующим режимом моратория и проводятся с учетом исключений. Поэтому для большинства работодателей более вероятный сценарий — внеплановое контрольное мероприятие, запрос документов, инспекционный визит или профилактическое мероприятие.
Цель федеральной инспекции труда — проверить, насколько защищены интересы трудящихся, насколько работодатель соблюдает трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права.
Внеплановое мероприятие со стороны ГИТ может начаться, если:
Сейчас плановые проверки ограничены действующим режимом моратория и проводятся с учетом исключений. Поэтому для большинства работодателей более вероятный сценарий — внеплановое контрольное мероприятие, запрос документов, инспекционный визит или профилактическое мероприятие.
Цель федеральной инспекции труда — проверить, насколько защищены интересы трудящихся, насколько работодатель соблюдает трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права.
Внеплановое мероприятие со стороны ГИТ может начаться, если:
Мероприятие проводится по поручению Президента РФ, Правительства РФ или по требованию прокурора.
Истек срок исполнения ранее выданного предписания об устранении нарушений.
Поступило заявление о нарушении организацией трудового законодательства.
Есть сведения о риске причинения вреда жизни и здоровью работников, невыплате зарплаты, неоформленных трудовых отношениях или нарушениях в сфере охраны труда.
Надо сказать, иногда сгоряча сотрудники могут грозить руководству, что пожалуются в инспекцию. Но это, наверное, как раз самые честные сотрудники. Вы можете никогда не узнать, кто же из ваших работников стал причиной проверки, потому что в своем заявлении гражданин может потребовать сохранить конфиденциальность своего обращения в инспекцию. Таким образом, работника защищают от проблем в будущем.
Что происходит, когда инспектор пришел с проверкой
Сейчас проверка ГИТ не всегда выглядит как классический визит инспектора в офис. Контроль может проходить в форме инспекционного визита, рейдового осмотра, документарной проверки или выездной проверки. Часть мероприятий проводится на территории работодателя, часть — по документам, которые инспекция запрашивает дистанционно.
Инспекционный визит может проводиться без предварительного уведомления. В ходе такого мероприятия инспектор вправе осмотреть документы, опросить работников, получить письменные объяснения и запросить документы, которые должны находиться у работодателя. Документарная проверка чаще строится вокруг анализа документов и пояснений. Выездная проверка проводится на территории работодателя и обычно требует более широкой подготовки.
В день проверки важно, чтобы у компании был назначен ответственный за взаимодействие с инспектором. Лучше заранее определить основного и резервного сотрудника: кто встречает инспектора, принимает запросы, собирает документы, передает копии и готовит пояснения от имени работодателя.
Инспекционный визит может проводиться без предварительного уведомления. В ходе такого мероприятия инспектор вправе осмотреть документы, опросить работников, получить письменные объяснения и запросить документы, которые должны находиться у работодателя. Документарная проверка чаще строится вокруг анализа документов и пояснений. Выездная проверка проводится на территории работодателя и обычно требует более широкой подготовки.
В день проверки важно, чтобы у компании был назначен ответственный за взаимодействие с инспектором. Лучше заранее определить основного и резервного сотрудника: кто встречает инспектора, принимает запросы, собирает документы, передает копии и готовит пояснения от имени работодателя.
Также нужно:
- сверить служебное удостоверение инспектора и решение о проведении контрольного мероприятия;
- зафиксировать, какие документы запросили и в какой срок;
- передавать документы через ответственного сотрудника;
- вести учет переданных копий;
- не давать устных пояснений по вопросам, в которых сотрудник не уверен;
- при необходимости готовить письменные пояснения и возражения.
Заранее объясните сотрудникам, что на вопросы инспектора нужно отвечать по фактам, без догадок и эмоциональных оценок. Если сотрудник не уверен в ответе, лучше взять паузу и передать письменное пояснение через ответственного.
Что проверяет трудовая инспекция
В ходе проверки государственная инспекция труда проверяет соблюдение основных требований трудового законодательства: оформление трудовых отношений, оплату труда, режим рабочего времени и отдыха, отпуска, охрану труда, локальные нормативные акты, документы по отдельным категориям работников и исполнение ранее выданных предписаний ГИТ.
Внутренний аудит перед проверкой лучше проводить по тем же блокам, на которые обычно смотрит инспектор:
Внутренний аудит перед проверкой лучше проводить по тем же блокам, на которые обычно смотрит инспектор:
Трудовые отношения
Проверьте, все ли сотрудники оформлены, заключены ли трудовые договоры, нет ли в них условий, ухудшающих положение работника по сравнению с ТК РФ. Если менялись должность, режим работы, оплата труда, место работы или другие существенные условия, должны быть дополнительные соглашения. Также стоит проверить приказы о приеме, переводах, отпусках и увольнениях, штатное расписание и должностные инструкции, если они используются в компании или обязательны для конкретных должностей.
Проверьте, все ли сотрудники оформлены, заключены ли трудовые договоры, нет ли в них условий, ухудшающих положение работника по сравнению с ТК РФ. Если менялись должность, режим работы, оплата труда, место работы или другие существенные условия, должны быть дополнительные соглашения. Также стоит проверить приказы о приеме, переводах, отпусках и увольнениях, штатное расписание и должностные инструкции, если они используются в компании или обязательны для конкретных должностей.
Локальные нормативные акты
Проверьте ПВТР, положения об оплате труда, премировании, персональных данных, индексации, режиме работы и охране труда, если они применимы к деятельности компании. Важно, чтобы документы были актуальными и реально применялись в работе. Для микропредприятий и отдельных НКО есть исключения: они могут отказаться от части ЛНА, если закрепили соответствующие условия в трудовых договорах.
Проверьте ПВТР, положения об оплате труда, премировании, персональных данных, индексации, режиме работы и охране труда, если они применимы к деятельности компании. Важно, чтобы документы были актуальными и реально применялись в работе. Для микропредприятий и отдельных НКО есть исключения: они могут отказаться от части ЛНА, если закрепили соответствующие условия в трудовых договорах.
Оплата труда
Убедитесь, что зарплата выплачивается не реже чем каждые полмесяца, в документах указаны конкретные даты выплат, расчетные листки выдаются, а их форма утверждена. Также проверьте, нет ли зарплаты ниже федерального МРОТ или регионального минимума, если он применим к работодателю, и закреплен ли порядок индексации.
Убедитесь, что зарплата выплачивается не реже чем каждые полмесяца, в документах указаны конкретные даты выплат, расчетные листки выдаются, а их форма утверждена. Также проверьте, нет ли зарплаты ниже федерального МРОТ или регионального минимума, если он применим к работодателю, и закреплен ли порядок индексации.
Режим труда и отдыха
Проверьте табели учета рабочего времени, графики сменности, документы по сверхурочной работе, работе в выходные и праздничные дни. Табель должен отражать фактически отработанное время, а привлечение к работе за пределами обычного режима должно быть оформлено документально.
Проверьте табели учета рабочего времени, графики сменности, документы по сверхурочной работе, работе в выходные и праздничные дни. Табель должен отражать фактически отработанное время, а привлечение к работе за пределами обычного режима должно быть оформлено документально.
Охрана труда
Проверьте СОУТ, оценку профессиональных рисков, инструктажи, стажировки, обучение по охране труда, проверку знаний, медосмотры, выдачу СИЗ и учет микроповреждений. Если работодатель проводит обучение по охране труда самостоятельно, важно проверить, внесены ли сведения в соответствующие реестры и есть ли регистрационные номера в протоколах проверки знаний. Ошибки в ЕИСОТ могут стать основанием для вопросов со стороны инспектора.
Проверьте СОУТ, оценку профессиональных рисков, инструктажи, стажировки, обучение по охране труда, проверку знаний, медосмотры, выдачу СИЗ и учет микроповреждений. Если работодатель проводит обучение по охране труда самостоятельно, важно проверить, внесены ли сведения в соответствующие реестры и есть ли регистрационные номера в протоколах проверки знаний. Ошибки в ЕИСОТ могут стать основанием для вопросов со стороны инспектора.
Какие документы может запросить инспектор
Инспектор может запросить любые документы, связанные с исполнением работодателем трудового законодательства, предугадать его выбор, составить четкий перечень документов, которые будут обязательно проверять, практически невозможно.
Правда, исходя из опыта, с большей вероятностью трудовой инспектор может запросить:
Правда, исходя из опыта, с большей вероятностью трудовой инспектор может запросить:
- учредительные документы;
- правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
- трудовые договоры с работниками, в том числе с несовершеннолетними, беременными женщинами, работниками с детьми и другими категориями, которым положены дополнительные гарантии;
- документы, подтверждающие предоставление и своевременную оплату работникам ежегодного оплачиваемого отпуска;
- график отпусков;
- штатное расписание;
- табель учета рабочего времени.
Лучше заранее собрать «ядро проверки» — отдельную папку или электронный комплект с актуальными версиями ключевых документов. В него можно включить ПВТР, положения об оплате труда, премировании и персональных данных, штатное расписание, форму расчетного листка, график отпусков, образцы трудовых договоров и дополнительных соглашений, документы по охране труда и журнал учета переданных копий.
Такой комплект сэкономит время и снизит риск передать инспектору неактуальную версию документа. Но ограничиваться только этим списком не стоит: если в компании есть дистанционные работники, совместители, иностранные сотрудники, работники с вредными условиями труда или сложная система премирования, инспектор может запросить дополнительные документы по этим участкам.
Такой комплект сэкономит время и снизит риск передать инспектору неактуальную версию документа. Но ограничиваться только этим списком не стоит: если в компании есть дистанционные работники, совместители, иностранные сотрудники, работники с вредными условиями труда или сложная система премирования, инспектор может запросить дополнительные документы по этим участкам.
Какие штрафы грозят работодателю
Но что же грозит компании, если все-таки ГТИ выявит нарушения трудового законодательства? В этом случае инспектор, в первую очередь, составит протокол об административном правонарушении. Именно этот документ может служить основанием для привлечения работодателя, его представителя или иного должностного лица, в отношении которого составлен протокол, к административной ответственности.
Не стоит рассчитывать, что сначала инспекция всегда ограничится предупреждением или предписанием: многое зависит от характера нарушения, его последствий, повторности и позиции контролирующего органа.
Ответственность за нарушения трудового законодательства предусмотрена ст. 5.27 КоАП РФ, а за нарушения требований охраны труда — ст. 5.27.1 КоАП РФ.
Не стоит рассчитывать, что сначала инспекция всегда ограничится предупреждением или предписанием: многое зависит от характера нарушения, его последствий, повторности и позиции контролирующего органа.
Ответственность за нарушения трудового законодательства предусмотрена ст. 5.27 КоАП РФ, а за нарушения требований охраны труда — ст. 5.27.1 КоАП РФ.
Размер штрафа зависит от нарушения и обстоятельств дела. За ошибки в кадровых документах, задержку зарплаты или выплату ниже установленного минимума организации может грозить штраф до 50 000 рублей. За подмену трудовых отношений договором ГПХ — до 100 000 рублей, за отдельные нарушения охраны труда — до 150 000 рублей. Невыполнение предписания ГИТ может обойтись до 200 000 рублей, а при повторном нарушении — до 300 000 рублей. При повторных нарушениях санкции могут быть выше. Для должностных лиц это может означать не только штраф, но и временный запрет занимать руководящую должность.
Что делать после проверки
Если по итогам проверки составлен протокол, акт или предписание, к документам нужно отнестись внимательно. Важно проверить:
- какие нарушения зафиксированы;
- какими доказательствами они подтверждены;
- какие сроки установлены для устранения;
- есть ли основания для возражений;
- нужно ли обжаловать решение в установленном порядке.
После проверки не стоит ограничиваться формальной подготовкой ответа. Нужно устранить причину нарушения:
- обновить ЛНА;
- исправить трудовые договоры и дополнительные соглашения;
- оформить недостающие кадровые документы;
- наладить выдачу расчетных листков;
- проверить сроки выплаты зарплаты;
- привести в порядок документы по отпускам, табелям и охране труда.
Чтобы избежать дополнительных проблем, кадровые документы лучше держать в таком состоянии, будто внеплановая проверка может начаться в любой момент. Это особенно важно для компаний, где быстро растет штат, меняются условия оплаты труда, появляются дистанционные сотрудники, совместители, иностранные работники или сотрудники с особыми условиями труда.
Хотите быть уверены в своих документах? Обратитесь к помощи экспертов заранее. Мы предлагаем провести кадровый аудит и оказываем услуги по восстановлению кадровой документации. При первой проверки вы сможете убедиться, что потраченные деньги помогут сэкономить ваши нервы во время визита трудовой инспекции и помогут избежать ненужных штрафов.
Хотите быть уверены в своих документах? Обратитесь к помощи экспертов заранее. Мы предлагаем провести кадровый аудит и оказываем услуги по восстановлению кадровой документации. При первой проверки вы сможете убедиться, что потраченные деньги помогут сэкономить ваши нервы во время визита трудовой инспекции и помогут избежать ненужных штрафов.
Нужна квалифицированная помощь? Обращайтесь!
Нажимая кнопку я соглашаюсь с политикой конфенденциальности
и даю согласие на обработку персональных данных
и даю согласие на обработку персональных данных
С вами будут работать
- Татьяна ШкарупетаГенеральный директор, учредитель
- Елена СмирноваЗаместитель генерального директора
- Анна ВолковаРуководитель направления бухгалтерских услуг
- Ольга ЗалкинаСтарший бухгалтер-эксперт по расчету заработной платы
- Елена МерцСтарший бухгалтер-эксперт по расчету заработной платы
- Ирина ОздамироваСтарший бухгалтер-эксперт по расчету заработной платы
- Алена ПеревозчиковаБухгалтер-эксперт
- Юлия БольшаковаБухгалтер-эксперт
- Ольга ДонцоваСтарший бухгалтер
- Наталья КрутиковаСтарший бухгалтер
- Людмила КороткихБухгалтер
- Ирина КирилловаБухгалтер
- Серафима ГафуроваБухгалтер
- Вероника БабуринаПомощник бухгалтера по расчету заработной платы
- Светлана ПутиловаМенеджер по работе с клиентами
25
топ
Рэнкинг компаний по кадровому делопроизводству России 2021
30
топ
Рэнкинг компаний по расчету заработной платы в России 2021
50
топ
Рэнкинг провайдеров
аутсорсинговых услуг в России 2021
аутсорсинговых услуг в России 2021
150
топ
Рэнкинг крупнейших консалтинговых компаний в России 2021