info@consultexpert.ru
8 800 100-68-80
ENG
简体
8 495 797-10-99
/
О нас
Новости
Услуги
Блог
Вопрос-ответ
Контакты
  • ⌂
    →
  • Блог
    →
  • Как собственнику проверить работу бухгалтерии?


Как руководителю проверить бухгалтерию без погружения в каждую проводку

Как собственнику проверить работу бухгалтерии?

Руководителю не нужно становиться бухгалтером, чтобы понять, насколько надежно работает учет. Достаточно проверить не каждую операцию, а систему контроля: как бухгалтерия сдает отчетность, отвечает на требования ИФНС, подтверждает крупные расходы, проверяет контрагентов, ведет НДС, контролирует операции внутри группы компаний и объясняет финансовый результат простым языком.

Для среднего и крупного бизнеса бухгалтерия — это не только «сдать декларации». От качества учета зависят налоговые риски, работа с банками, сделки с инвесторами, кредитные лимиты, дивиденды, стоимость компании и устойчивость группы. Поэтому собственнику важно видеть не проводки, а управленческую картину: где деньги, где налоги, где документы, где риски.

Компания «Аутсорсинговые Решения» помогает руководителям проверять работу бухгалтерии без ручного погружения в учет: оценить отчетность, налоговые риски, документы, работу с ИФНС, НДС, контрагентов, внутригрупповые операции и готовность компании к проверке или сделке.

Коротко: как понять, что бухгалтерию пора проверить

Бухгалтерию стоит проверить, если:

  • руководитель узнает о налогах и проблемах в последний момент;
  • бухгалтер не может объяснить прибыль, убыток, налоговую нагрузку или рост расходов простым языком;
  • требования ИФНС видит только бухгалтер, а у руководства нет реестра запросов и ответов;
  • крупные расходы закрываются актами с общими формулировками без отчетов и подтверждения результата;
  • по НДС есть высокая доля вычетов, частые расхождения или слабые поставщики;
  • в группе несколько юрлиц, но нет понятной логики внутригрупповых услуг, займов и распределения расходов;
  • учет зависит от одного человека: если главный бухгалтер уйдет, непонятно, где документы, доступы и архивы.

ФНС использует общедоступные критерии самостоятельной оценки рисков при отборе компаний для выездных проверок. Среди таких критериев — налоговая нагрузка ниже среднеотраслевой, убытки несколько периодов подряд, значительные вычеты по НДС и рост расходов быстрее доходов. Эти показатели руководитель может контролировать без просмотра проводок.

Главная ошибка руководителя — контролировать только факт сдачи отчетности

Фраза «отчетность сдана» не означает, что бухгалтерия работает надежно. Отчетность может быть сдана вовремя, но внутри компании останутся риски:
  • расходы не подтверждены документами;
  • услуги от подрядчиков описаны формально;
  • контрагенты проверяются только по выписке из ЕГРЮЛ;
  • НДС заявлен к вычету без сильной доказательной базы;
  • внутригрупповые операции не имеют понятной деловой цели;
  • по требованиям ИФНС нет единого контроля;
  • руководитель не понимает, почему бухгалтерская прибыль отличается от денег на счетах.
Для руководителя важен другой вопрос: может ли бухгалтерия быстро, понятно и документально подтвердить цифры, которые отражены в отчетности.

Что должен контролировать руководитель

1. Проверьте, есть ли у бухгалтерии календарь и контроль сроков

В крупной компании бухгалтерия не должна работать в режиме постоянного аврала. Если отчеты готовятся в последний день, суммы налогов становятся известны перед оплатой, а руководитель срочно подписывает документы без понимания содержания — это не система, а ручное тушение пожаров.

Запросите:
  • налоговый календарь на год;
  • список отчетов за последний квартал или год;
  • подтверждения отправки и приема отчетности;
  • перечень уточненных деклараций;
  • список отчетов, которые готовятся вручную;
  • информацию, кто проверяет отчетность перед отправкой.

Нормальная картина: бухгалтерия заранее сообщает сроки, суммы, спорные зоны и документы, которые нужны для закрытия периода.

Рискованная картина: руководитель узнает о налогах, ошибках и недостающих документах за несколько дней до срока.

2. Проверьте, как компания работает с требованиями ИФНС

Требования налоговой — один из лучших индикаторов качества бухгалтерии. Если требования теряются, ответы готовятся без согласования, документы собираются вручную, а руководитель не знает, что именно запрашивает инспекция, компания управляет рисками вслепую.

Запросите реестр требований ИФНС за последние 12 месяцев. В нем должны быть:
  • дата получения;
  • тема требования;
  • срок ответа;
  • ответственный;
  • какие документы запрашивали;
  • что отправили;
  • был ли повторный запрос;
  • чем закончилась история.
Если такого реестра нет, это слабое место. Особенно для крупной компании, где запросы могут касаться НДС, прибыли, контрагентов, зарплаты, валютных операций, внутригрупповых услуг и крупных расходов.

3. Спросите, почему изменилась налоговая нагрузка

Руководителю не нужно самому пересчитывать налог на прибыль и НДС. Но он должен понимать, почему налоги изменились.

Правильные вопросы:
  • почему налоговая нагрузка выросла или снизилась;
  • почему прибыль в бухгалтерском учете отличается от управленческой;
  • почему расходы растут быстрее выручки;
  • за счет чего появилась прибыль или убыток;
  • какие операции сильнее всего повлияли на налоги;
  • есть ли отклонения от отраслевой логики.
Плохой ответ бухгалтерии: «Так получилось в программе».

Хороший ответ: «Налог на прибыль снизился из-за роста затрат на модернизацию оборудования и разового списания материалов. Вот расшифровка, документы, управленческое объяснение и влияние на отчетность».

4. Проверьте НДС по крупным поставщикам

НДС — одна из самых чувствительных зон для крупного бизнеса. Высокие вычеты могут быть нормальными: компания закупает оборудование, строит объект, импортирует товар, расширяет производство или работает с авансами. Но вычет должен быть документально и фактически подтвержден.

Запросите:
  • долю вычетов по НДС за последние 4 квартала;
  • топ-10 поставщиков по сумме НДС;
  • информацию о расхождениях с контрагентами;
  • список поставщиков, по которым были требования или уточнения;
  • документы по крупнейшим вычетам;
  • подтверждение фактического получения товаров, работ или услуг.
По крупным услугам одного акта обычно недостаточно. Нужны техническое задание, отчет, результат, переписка, спецификация, подтверждение приемки.

Статья 54.1 НК РФ запрещает уменьшать налоговую базу или сумму налога за счет искажения фактов хозяйственной жизни. Также для учета важно, чтобы обязательство по сделке исполнило лицо, указанное в договоре и первичных документах.

5. Посмотрите, как бухгалтерия проверяет контрагентов

Для крупного бизнеса формальная проверка контрагента — слабая защита. Недостаточно сохранить выписку из ЕГРЮЛ. Нужно понимать, мог ли подрядчик реально выполнить договор.

Проверьте, есть ли в компании регламент по контрагентам:
  • кто проверяет поставщика до договора;
  • какие документы собираются;
  • есть ли градация проверки по сумме сделки;
  • фиксируется ли причина выбора подрядчика;
  • проверяются ли полномочия подписанта;
  • проверяются ли лицензии и разрешения, если они нужны;
  • сохраняется ли переписка и подтверждение результата.
По 10 крупнейшим подрядчикам за год бухгалтерия должна показать не только договор и акт, но и реальность операции: что сделали, кто сделал, когда, кто принял, где результат используется в бизнесе.

6. Разберите крупные расходы

Руководителю не нужно смотреть все платежи. Начните с расходов, которые обычно вызывают больше вопросов:
  • консультационные услуги;
  • управленческие услуги;
  • маркетинг;
  • подрядные работы;
  • логистика;
  • ремонт и модернизация оборудования;
  • услуги внутри группы компаний;
  • импортные услуги;
  • роялти;
  • представительские расходы;
  • выплаты связанным лицам.
По каждому крупному расходу бухгалтерия должна ответить на 4 вопроса:
  1. Зачем компании этот расход?
  2. Кто оказал услугу или поставил товар?
  3. Какими документами подтвержден результат?
  4. Почему сумма экономически объяснима?
Если ответ сводится к «есть акт», риск остается. Для налоговой проверки важно не только наличие документа, но и содержание операции.

7. Проверьте операции внутри группы компаний

Если у бизнеса несколько юрлиц, отдельное внимание нужно уделить операциям внутри группы. Это может быть аренда, займы, управленческие услуги, распределение расходов, дивиденды, передача активов, внутренние подрядные работы.

Руководителю стоит запросить:
  • карту группы компаний;
  • функции каждого юрлица;
  • перечень договоров между связанными компаниями;
  • суммы внутригрупповых оборотов;
  • документы по управленческим и консультационным услугам;
  • условия займов;
  • порядок распределения общих расходов;
  • документы по дивидендам.
Главный вопрос: каждая операция внутри группы имеет деловую цель и подтвержденный результат?
Если одна компания группы несет расходы, другая получает выручку, третья владеет активами, а документы не объясняют экономику этой модели, это зона риска.

8. Проверьте зарплату, ГПХ и спорные выплаты

Кадровая модель напрямую влияет на налоги. Риск возникает не только в трудовой инспекции, но и в НДФЛ, страховых взносах, расходах по налогу на прибыль.

Проверьте:
  • есть ли договоры ГПХ с физлицами;
  • работают ли самозанятые как независимые подрядчики или фактически как штат;
  • как оформлены премии и бонусы;
  • есть ли документы по компенсациям;
  • корректно ли оформлены иностранные сотрудники;
  • совпадают ли табели, графики и начисления;
  • есть ли локальные нормативные акты по выплатам.
Красный флаг: человек работает по ГПХ каждый месяц, подчиняется руководителю, использует ресурсы компании, получает регулярную оплату и выполняет постоянную функцию. В такой ситуации есть риск переквалификации отношений и доначислений.

9. Проверьте, понимает ли бухгалтерия бизнес, а не только учет

Сильная бухгалтерия в крупной компании не просто отражает операции постфактум. Она заранее видит налоговые последствия решений:
  • крупного договора;
  • выплаты дивидендов;
  • займа внутри группы;
  • сделки с нерезидентом;
  • покупки оборудования;
  • продажи актива;
  • запуска нового направления;
  • изменения структуры группы.
Если бухгалтерию подключают только после подписания договора, риски часто уже заложены в сделку. Хорошая практика — согласовывать крупные и нестандартные операции до подписания документов.

10. Проверьте зависимость учета от одного человека

Даже сильный главный бухгалтер может быть риском, если вся система держится только на нем.

Проверьте:
  • где хранятся доступы;
  • кто имеет резервный доступ к отчетности, ЭДО, банкам, личным кабинетам;
  • где лежат договоры и первичные документы;
  • есть ли регламент закрытия месяца;
  • кто заменяет ключевых сотрудников;
  • описаны ли процессы;
  • можно ли быстро передать учет другому специалисту;
  • есть ли карта отчетности и требований.
Если при уходе одного человека компания теряет понимание учета, документов и сроков, руководитель контролирует не систему, а конкретного сотрудника.

Как проверить бухгалтерию за 1−2 недели

Это не полноценный аудит, но уже на этом уровне руководитель видит, насколько бухгалтерия управляема.

Какие ответы бухгалтера должны насторожить

Руководителю стоит обратить внимание, если бухгалтерия часто отвечает:
  • «Так получилось в программе».
  • «Мы всегда так делали».
  • «Налоговая не спрашивала, значит нормально».
  • «Акт есть, этого достаточно».
  • «Контрагента проверяли по ЕГРЮЛ».
  • «Документы где-то в почте».
  • «Этим занимается только главный бухгалтер».
  • «Требование пришло, но мы пока не смотрели».
  • «Это вопрос юристов, бухгалтерия тут ни при чем».
  • «Инвестору потом подготовим, если понадобится».
Такие ответы не всегда означают нарушение. Но они показывают, что в компании может не быть системы контроля.

Что получает руководитель после внешней диагностики

Внешняя проверка нужна не для того, чтобы «поймать бухгалтера на ошибке». Ее задача — дать руководителю независимую картину.

После диагностики руководитель получает:
  • список сильных и слабых зон учета;
  • карту налоговых рисков;
  • перечень документов, которые нужно восстановить или усилить;
  • оценку работы с требованиями ИФНС;
  • анализ крупных расходов и контрагентов;
  • оценку НДС и вычетов;
  • выводы по операциям внутри группы;
  • рекомендации по кадрово-налоговым рискам;
  • список действий для бухгалтера, юриста и руководителя;
  • понимание, готова ли компания к проверке, сделке или due diligence.

Чем помогает «Аутсорсинговые Решения»

Компания «Аутсорсинговые Решения» проводит диагностику бухгалтерии для среднего и крупного бизнеса. Мы проверяем не каждую проводку подряд, а зоны, которые влияют на налоги, документы, управляемость и безопасность компании.

В работу могут входить:
  • анализ отчетности и налоговой нагрузки;
  • проверка требований ИФНС и ответов на них;
  • оценка НДС и крупных вычетов;
  • проверка крупных расходов и первичных документов;
  • анализ контрагентов;
  • проверка операций внутри группы компаний;
  • оценка зарплатных и кадровых рисков;
  • анализ операций с нерезидентами;
  • проверка готовности к налоговой проверке, сделке или привлечению инвестора;
  • рекомендации по усилению процессов и документов.
Результат — понятный отчет для руководителя: где бухгалтерия работает надежно, где есть риски, какие документы нужно подготовить и какие действия стоит выполнить в первую очередь.

Когда точно не стоит откладывать проверку

Проверку бухгалтерии лучше провести заранее, если:
  • компания получила требование ИФНС;
  • планируется продажа бизнеса, покупка актива или привлечение инвестора;
  • меняется главный бухгалтер или финансовый директор;
  • есть несколько юрлиц в группе;
  • выросли вычеты по НДС;
  • появились убытки или снизилась налоговая нагрузка;
  • банк запросил документы по операциям;
  • есть крупные выплаты нерезидентам;
  • руководитель не понимает, почему прибыль в отчетности не совпадает с деньгами;
  • документы по крупным договорам собираются вручную и в последний момент.
Банки также обязаны выявлять подозрительные операции по 115-ФЗ и оценивают клиентов на основании собственных правил внутреннего контроля. Поэтому слабая документальная база по платежам может создать не только налоговые, но и банковские вопросы.

Вывод

Руководителю не нужно проверять каждую проводку. Его задача — убедиться, что бухгалтерия работает как управляемая система: соблюдает сроки, контролирует требования ИФНС, объясняет налоговые показатели, подтверждает крупные расходы, проверяет контрагентов, видит риски по НДС, кадровым выплатам, нерезидентам и группе компаний.

Если бухгалтерия может быстро показать документы, объяснить цифры и заранее предупредить о рисках, учет помогает управлять бизнесом. Если ответы появляются только после запроса налоговой, документы хранятся хаотично, а вся система держится на одном человеке, компании нужна независимая диагностика.
Нужна квалифицированная помощь? Обращайтесь!
Нажимая кнопку я соглашаюсь с политикой конфенденциальности
и даю согласие на обработку персональных данных

С вами будут работать

  • Татьяна Шкарупета
    Генеральный директор, учредитель
  • Елена Смирнова
    Заместитель генерального директора
  • Анна Волкова
    Руководитель направления бухгалтерских услуг
  • Ольга Залкина
    Старший бухгалтер-эксперт по расчету заработной платы
  • Елена Мерц
    Старший бухгалтер-эксперт по расчету заработной платы
  • Ирина Оздамирова
    Старший бухгалтер-эксперт по расчету заработной платы
  • Алена Перевозчикова
    Бухгалтер-эксперт
  • Юлия Большакова
    Бухгалтер-эксперт
  • Ольга Донцова
    Старший бухгалтер
  • Наталья Крутикова
    Старший бухгалтер
  • Людмила Коротких
    Бухгалтер
  • Ирина Кириллова
    Бухгалтер
  • Серафима Гафурова
    Бухгалтер
  • Вероника Бабурина
    Помощник бухгалтера по расчету заработной платы
  • Светлана Путилова
    Менеджер по работе с клиентами
25
топ
Рэнкинг компаний по кадровому делопроизводству России 2021
30
топ
Рэнкинг компаний по расчету заработной платы в России 2021
50
топ
Рэнкинг провайдеров
аутсорсинговых услуг в России 2021
150
топ
Рэнкинг крупнейших консалтинговых компаний в России 2021

Наши преимущества

Читайте также

Ведение бухучета грузоперевозок
Ведение бухгалтерского учета ИП по упрощенке