Максимальный результат с минимальными ресурсами: оптимизация бизнес-процессов компании

Цель оптимизации — необходимый результат с минимальными ресурсами и усилиями. Для этого нужно изучить все процессы, выявить их слабые места и проблемы, а затем разработать и внедрить передовые методы и технологии, которые устранят недостатки и улучшат работу предприятия.

Пример: продажа мебели.
Менеджер собирает заявки на доставку продукции, передает на склад, и сообщает клиенту, когда заказанный товар будет доставлен. Но менеджер сам для себя решает, что передавать заявки по одной занимает много времени, и передает сразу партиями, скажем, по 50 штук. В один момент заказ собирается дольше, чем обычно, и на складе меняется ситуация — нужного товара нет в наличии. В итоге клиент разочарован, уходит к конкуренту. Налицо дефект бизнес-процесса.

Этот дефект устраняется путем внедрения автоматизированной системы складского учета, где менеджер в реальном времени видит наличие товара на складе и резервирует его под каждую текущую заявку.

Оптимизация бизнес-процессов — это поиск и интеграция наилучших решений и практик для более эффективной работы компании. Вместо сокращения и урезания, оптимизация бизнес-процессов компании направлена на улучшение качества работы и достижение лучших результатов.

Для успешного начала оптимизации бизнес-процессов компании, необходимо определить приоритетные области для улучшения. Первый шаг заключается в анализе текущих процессов и выявлении их слабых мест.

Условно разделим все процессы на три группы, согласно их объему и степени важности.

• То, что приносит прибыль. Производство, продажа, услуги.
• Не связанное напрямую с основной деятельностью, но без чего не обойтись. Логистика, складские операции.
• Управление: стратегическое, тактическое, оперативное.
• Совершенствование: сама оптимизация, инжиниринг, реинжиниринг, бенчмарк, обучение персонала.

Уже на этом этапе можно обнаружить проблемы. Например, расходы на решение вторичных задач выше основных затрат. Проще говоря, в компании на каждого работника по два менеджера и три курьера.

Одно из ключевых условий проведения успешной оптимизации — вовлечение сотрудников. Для персонала слово «оптимизация» часто звучит как «увольнение». Важно, чтобы сотрудники понимали, что в результате они выиграют в первую очередь. Их обязанности обретут конкретность и ясность, работать будет проще, взаимодействовать удобней.
Также важно, чтобы изменения происходили постепенно. При этом необходимо проводить постоянный мониторинг и контроль промежуточных результатов, следить, чтобы изменение в одном процессе не навредили другому.

Важно делать анализ не только на начальном этапе, но и в дальнейшем, чтобы убедиться в сохранении положительных результатов. Такой подход позволит вовремя скорректировать стратегию и избежать потерь, связанных с неправильно принятыми решениями.

Невозможно достичь полной оптимизации без учета индивидуальных особенностей каждого процесса и его участников. Подход, который успешно работает в одной сфере, может оказаться неэффективным в другой. Поэтому важно уметь адаптировать методики оптимизации к конкретным условиям исследовать области, которые возможно потенциально улучшить. Это потребует углубленного анализа, экспериментов и готовности к неудачам, но позволит достичь наиболее оптимальных результатов.

Если бизнес масштабный и сложный, лучше поручить оптимизацию профессионалам. Это позволит руководителю продолжать свою работу в прежнем режиме. не жертвуя основными обязанностями в период внедрения новшеств.

1. Недостаточный объем и глубина анализа. Не следует торопится с принятием решений при первой же выявленной проблеме, это может навредить бизнесу в целом. Анализ должен быть всесторонним, детальным и комплексным.
2. Отсутствие ответственных лиц. Необходимо назначить ответственное лицо весь процесс оптимизации, и за определенные задачи и этапы.
3. Избыточная регламентация. Если расписать процесс оптимизации слишком подробно, и обязать сотрудников неукоснительно соблюдать инструкции, можно усложнить работу, сделать ее неудобной и не эффективной. Помните — наша задача разгрузить сотрудников, а не усложнить им жизнь.
4. Отсутствие достаточной обратной связи с сотрудниками или наоборот, избыточное внимание к их мнению. Важно понимать, как проходит процесс оптимизации, что вызывает затруднение, но при этом соблюсти баланс интересов персонала и бизнеса.
5. Упущение деталей. В оптимизации нет мелочей. Если нововведение дает не тот результат, даже не слишком влияющий на общий процесс, нужно вернуться к анализу и пересмотреть всю концепцию.
6. Переоптимизация. Лучшее — враг хорошего. Если вы видите, что цели оптимизации достигнуты, все работает и приносит желаемый результат, зафиксируйте этот итог. В дальнейшем проводите мониторинг, и вносите корректировки тогда, когда проблема вновь станет явной.